- O trabalho colaborativo e os desafios na empresa
- Como escolher um trabalho colaborativo alternativo?
- Quais são as soluções de trabalho corporativo alternativas ao Google?
- Os serviços gratuitos e grande público
- Soluções unificadas de colaboração
- Soluções particulares para empresa
- Leia mais
Com os serviços on-line, as empresas de qualquer tamanho podem agora usar as ferramentas colaborativas com seus funcionários. O compartilhamento de documentos de trabalho, de agendas e de projetos oferecem às empresas, de pequeno e médio porte, ao mesmo tempo, o ganho de tempo e a eficiência das grandes estruturas.
Mas, esta nova organização, pede uma reflexão, sobretudo, quando as pessoas que decidem desejam evitar o aplicativo Google. O gigante americano não é, na verdade, incontornável: quais são as alternativas possíveis na empresa?
O trabalho colaborativo e os desafios na empresa
As ferramentas colaborativas permitem responder aos requisitos de viagem e de mobilidade dos funcionários. Mas, também, oferecem acesso fácil aos dados e informações, ao backup regular e a sincronização.Muitas soluções oferecem este tipo de serviço para as empresas. Algumas são acessíveis on-line, outras são pagas e dedicadas apenas à empresa, ou, ainda, oferecem serviços estendidos.
Com uma gama de ferramentas on-line colaborativas bastante larga (documentos de trabalho compartilhados, endereços de e-mail, pacote de escritório, etc.), o aplicativo Google oferece uma solução que pode atrair pequenas e médias empresas. No entanto, vários pontos deve alertar os tomadores de decisões:
Os dados têm apenas uma proteção mínima padrão (conexão com uma senha).
A menos que seja colocada em prática uma solução personalizada ou que seja adotada uma versão mais cara do aplicativo, a solução Google para empresa não propõe um backup paralelo dos dados.
Em caso de inacessibilidade do Google ou perda de servidores de conexão, os documentos compartilhados não poderão ser usado pelos funcionários,
As alterações das ferramentas feitas pelo Google podem necessitar ajustes por parte dos funcionários e resultar em uma perda de eficiência,
Os dados não são hospedados em servidores pertencentes à empresa.
Em caso de perda ou roubo de dados, isso pode custar muito para a empresa.
Como escolher um trabalho colaborativo alternativo?
Antes de implantar uma solução colaborativa, a empresa pode se fazer várias perguntas: qual a solução que melhor atende às necessidades dos trabalhadores e da empresa? Em que medida a solução garantirá a segurança e o backup de dados? Os empregados serão capazes de trabalhar sem acesso à Internet, ou com conexão limitada? A escolha de uma ou outra solução, portanto, requer o respeito de vários critérios para a empresa:O orçamento que representa a implantação e manutenção,
A capacidades em termos de volume e acessibilidade da solução,
As diversas ferramentas de colaboração que ela propõe.
Várias ferramentas são suscetíveis de interessar os funcionários como parte do trabalho colaborativo, ou de agregar valor em suas tarefas diárias.
A agenda Comum,
Os arquivos (pacotes de escritório ou de dados),
A sincronização de documentos,
O Instant Messaging e/ou vídeo-conferência.
Quais são as soluções de trabalho corporativo alternativas ao Google?
Os serviços gratuitos e grande público
Existem vários serviços colaborativos gratuitos que podem ser personalizados de acordo com as necessidades da empresa. Alguns deles estão disponíveis, também, em versão profissional, com garantias de segurança adicionais e mais espaço de armazenamento.Armazenamento: DropBox, iCloud, Box, Wuala, OneDrive ...
Videoconferência: AnyMeeting, Join.me ...
Calendar Sharing: iCloud ...
As desvantagens para a empresa: a falta de segurança de dados, tamanho limitado do espaço de armazenamento e a necessidade de adaptação dos funcionários em relação as diferentes ferramentas para cada tarefa.
Soluções unificadas de colaboração
Trata-se das soluções "all-in-one" (tudo-em-um), como o aplicativo Google. Este tipo de solução é proposta pelo Office 365, por exemplo. No caso do pacote de escritório Microsoft, várias ferramentas são agrupadas na proposta para as empresas: Exchange OneDrive, Yammer, SharePoint ...A empresa também pode optar por um SaaS (Software como serviço). Os aplicativos do modelo Saas muitas vezes superam as ferramentas colaborativas, pois também fornecem à empresa uma gestão de seu banco de dados, de seu diretório de clientes ou mesmo de recursos humanos.
Soluções particulares para empresa
A empresa também pode optar por criar sua própria "nuvem", pela sua própria hospedagem de dados ou por um fornecedor de serviços. O acesso pode ser compartilhado com os funcionários.Esta é uma solução mais cara para a empresa, já que ela exige maior experiência, especializada, do departamento de TI.
Leia mais
As ferramentas de colaboração on-line para a empresaProtegendo dados em nuvem da empresa
Como organizar o teletrabalho com colaboradores no exterior?
Tradução feita por Ana Spadari
Imagem © Fotolia.comvia kioskea.
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