Gerencie suas viagens profissionais para o exterior

Uma viagem de negócios para o exterior pode responder a vários quesitos, como atender novos clientes, negociar associações, reforçar uma equipe, negociar produtos ou serviços, etc. Para manter-se produtivo na diversidade das condições de trabalho, uma viagem profissional deve passar por algumas etapas de preparação. Veja nesta dica quais são elas e como garantir a eficácia do trabalho à distancia. 

• Informações essenciais antes da partida
• Facilitar o trabalho à distância
  • A escolha do dispositivo móvel adequado
  • Consulte as condições e configurações de conexão
  • Escolher o software certo
• Proteger seus dispositivos móveis
• Saiba mais

Informações essenciais antes da partida

Se viajar tornou-se algo relativamente simples, um pequeno detalhe pode atrapalhar um deslocamento profissional e tornar a viagem infernal e improdutiva. É por isso que, antes de viajar, é preciso verificar alguns pontos logísticos. Para começar, verifique se você poderá recarregar seus dispositivos, lembrando-se de levar adaptadores de tomadas elétricas. Fique de olho no fuso horário para prever a hora de suas reuniões e intervenções. Certifique-se de que todas as medidas necessárias foram tomadas antes de você chegar em outro país, entrando em contato com as embaixadas ou consulados dos países a serem visitados (anotar os endereços e telefones das embaixadas ou consulados da Brasil no país de destino), sem esquecer de consultar a companhia aérea ou os aeroportos sobre as conexões e escalas dos voos, verificando, também, a localização dos aeroportos e os meios de transporte para as cidades ou estabelecimentos a serem visitados.

Facilitar o trabalho à distância

A escolha do dispositivo móvel adequado

Smartphone, tablet, laptop, etc, muitos suportes permitem realizar um trabalho remoto durante as viagens. Para escolher o mais adequado às situações que um profissional possa encontrar, ele deve fazer às perguntas certas: Quais são as tarefas a serem executadas e quais são os melhores softwares? Em que medida as condições de viagem (peso, dimensões) poderiam limitar os suportes que serão usados? Vamos começar a responder à pergunta referente aos smartphones. Em primeiro lugar e, considerando seu tamanho e peso, o acesso rápido aos e-mails e documentos, certos aplicativos aplicativos de trabalho colaborativo e de videoconferência, a conexão possível sem Wi-Fi com acesso 3G/4G local, fazem dele um suporte privilegiado. Quanto ao tablet, além de ser leve e pequeno, ele tem a vantagem de ter uma tela maior oferecendo uma visualização mais confortável (documentos, imagens, gráficos ou vídeos). E, por último, o notebook que, por ser maior, pode oferecer mais conforto nas tarefas a serem executadas, mas sua grande vantagem é que pode se conectar à internet com ou sem fio.

Consulte as condições e configurações de conexão

O primeiro detalhe a ser verificado são os conectores. Carregador e tomadas específicas podem ser necessários em alguns países, dependendo das tensões e dos modelos. Lembre-se, então, de verificar seus adaptadores e conectores antes de partir. A maioria dos smartphones e tablets pode ser carregada a partir de um PC, servindo-se de um cabo USB simples. O segundo detalhe diz respeito às redes internet. Cada dia que passa, mais e mais lugares públicos oferecem um acesso ao Wi-Fi gratuito: hotéis, cafés, shoppings, aeroportos, etc. No entanto, é aconselhável optar por uma conexão segura, com senha. Algumas redes pagas oferecem uma boa alternativa. Uma conexão local acoplada a um aplicativo de videoconferência como o (Skype, por exemplo) também pode evitar os custos com a internet no estrangeiro. 

Escolher o software certo

Antes de uma viagem, verifique os aplicativos instalados e como explorá-los corretamente como, por exemplo, o acesso aos documentos compartilhados e necessários durante a mesma, a compatibilidade dos aplicativos utilizados pela empresa com o dispositivo móvel usado, o acesso aos recursos da empresa a partir de um IP no estrangeiro. É recomendado escolher aplicativos acessíveis a partir de vários meios de comunicação, independentemente do sistema operacional, não se limitando a um aplicativo disponível apenas para o iOS, por exemplo.

Proteger seus dispositivos móveis

Laptops, tablets e smartphones facilitam o trabalho durante uma viagem de negócios mas, estes dispositivos também podem trazer riscos adicionais. Por exemplo, o roubo de um dispositivo móvel esquecido em algum lugar, a intrusão em suportes não seguros, o roubo de dados sensíveis da empresa e a destruição de dados confidenciais contidos em um suporte, por um erro humano, acidente ou ato malicioso. Algumas medidas podem reduzir esses riscos para a empresa. Trata-se, em primeiro lugar, de estabelecer medidas de prevenção à intrusão em um suporte móvel. Essas medidas podem ser listadas assim: proteger os dispositivos (firewalls, senhas), sempre utilizar uma conexão Wi-Fi segura (com senha), bloquear as conexões "cliente-cliente" (entre um laptop e um smartphone a partir do bluetooth, por exemplo). E, para limitar a perda de dados em caso de roubo ou dano de um suporte móvel, desabilite o acesso remoto aos dados (em caso de roubo, por exemplo), fazendo o backup sistemático dos dados sensíveis em um programa de nuvem seguro e limitando o acesso ao servidor da empresa no exterior. Estas medidas podem ser acompanhadas de recomendações para o profissional em deslocamento, ou seja, reforçando a necessidade de considerar as normas de segurança, sensibilizando-o com respeito à política de segurança estabelecida pela empresa.

Saiba mais

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Foto: © Fotolia.com
Fonte: CCM

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